Dokumentenverwaltung & -verteilung
Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen alle Möglichkeiten, um wichtige Dokumente wie z.B. Broschüren, Dokumente oder Bilder hochzuladen und mit allen oder einzelnen Mitgliedern zu teilen. Veränderungen in Dokumenten werden nachvollziehbar in Versionen gespeichert.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für das Wesentliche
Deine Vorteile auf einen Blick
Interne & externe Veröffentlichung
Dokumente können intern für Mitglieder oder extern bereitgestellt werden, je nach Bedarf.
Kategorisierung & Versionierung
Dokumente lassen sich nach Kategorien organisieren und ältere Versionen bleiben historisch verfügbar.
Zugriff nach Gruppen & Eigenschaften
Dokumente können gezielt nach Gruppen, Rollen oder Eigenschaften der Kontakte freigegeben werden.
Flexible Verteilung
Automatische Dokumentenverteilung an bestimmte Mitglieder, z. B. Schatzmeister, Kassierer oder Altersgruppen, basierend auf allen verfügbaren Kontaktdaten.
Alte Versionen verfügbar
Aktualisierte Dokumente ersetzen die alte Version nicht; die Historie bleibt für die Administration erhalten.
Tutorials
Aktuelle Informationen
Info-Video
Dokumentenverwaltung
Quick-Tips
Dateien hochladen
Tutorial
Sichtbarkeit einer hochgeladenen Datei
Dokumentenmanagement & Intelligente Verteilung
Zentrale Funktionen
Zugang, Organisation & Struktur
- Sichtbarkeit für Vereinsadministratoren
- Ordnung durch Kategorien & Subkategorien
- Dokumente direkt im Kontakt hinterlegen
Versionierung & Aktualisierung
- Aktualisierung & Versionierung
- Alte Versionen bleiben verfügbar
Veröffentlichungsoptionen
- Intern veröffentlichen
- Extern veröffentlichen
- Online verfügbar - auch mobil
- URL bleibt bei Aktualisierung des Dokuments erhalten
- Unterstützte Formate: JPG, docx, xlsx, pptx, PDF, PNG etc.
Gezielte Freigabe
- Dokumente mit bestimmten Gruppen teilen
- Dokumente nur mit bestimmten Funktionen teilen
- Verteilung nach Kontakteigenschaften, z.B. Altersgruppen
Spezielle Dokumenttypen
- Kurs- & Eventdokumente / Seminarunterlagen (with Courses & Events)
- Vorstandsdokumente
Digitale Dokumentenverwaltung
Effiziente, sichere und gezielte Verwaltung von Vereinsdokumenten
Gezielte Veröffentlichung und intelligente Verteilung von Vereinsdokumenten
Als cloudbasierte Vereinssoftware kann mit der Fairgate-Dokumentenverwaltung überall und von jedem Gerät gearbeitet werden. So können Sie Ihre Dokumente gemeinsam online und ortsunabhängig verwalten. Alle Funktionen der Dokumentenverwaltung dienen dazu, Ihre Arbeit so übersichtlich und bequem wie möglich zu gestalten, damit von Ihrer Freizeit möglichst viel übrig bleibt.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Die benutzerfreundliche Oberfläche bietet eine einfache Navigation und schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Zudem legen wir großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit, um Ihre Vereinsdaten zu schützen. Zusätzlich können Sie selber den Zugang zu Dokumenten sehr genau regeln.
Dokumente ordnen & zuweisen
Kategorien und Unterkategorien schaffen Ordnung. Die differenzierte Steuerung der Zugänglichkeit über Kontakteigenschaften, Benutzerrechte und Funktionen stellt sicher, dass Dateien nur denen zugänglich sind, für die sie bestimmt sind. Kriterien wie Mitgliedschaft, Funktion, Alter oder Interessen sorgen dafür, dass Dokumente die richtigen Personen oder Gruppen erreichen.
Interne & Externe Veröffentlichung
Eine besondere Stärke unserer Dokumentenverwaltung liegt in der einfachen internen und externen Veröffentlichung von Dokumenten. Damit können Sie Informationen gezielt an Vereinsmitglieder, Partner oder die Öffentlichkeit kommunizieren, während vertrauliche Daten sicher intern gehalten werden.
Transparenz in der Zusammenarbeit durch Versionierung
Mit der Dokumentenverwaltung von Fairgate können Sie Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und auf frühere Versionen zugreifen. Dies hilft bei der Zusammenarbeit im Verein und sorgt für Transparenz bei der Dokumentenbearbeitung.